Antes de mais nada, um dado que surpreende muitos empresários: em boa parte das empresas que chegam até nós em Vitória, a primeira revisão já encontra imposto pago a mais, seja por anexo errado do Simples, Fator R mal calculado ou regime que deixou de compensar. Por isso, trocar de contador não é só mudar de fornecedor; pode significar pagar menos imposto daqui para frente. Neste guia, a Fraga Contabilidade, referência em contabilidade em Vitória há mais de 50 anos, mostra quando vale trocar, o passo a passo seguro e o que exigir do novo escritório.
Diagnóstico: está na hora de trocar de contador?
Em primeiro lugar, marque as frases que acontecem na sua empresa. Em seguida, clique no botão para ver o resultado.
Quando vale a pena trocar de contador em Vitória
Primeiramente, a troca faz sentido quando o contador virou só um emissor de guias. Em outras palavras, se você nunca recebeu uma análise de regime, não sabe qual é o seu anexo do Simples ou paga multas por atraso, a empresa provavelmente está deixando dinheiro na mesa. Veja, por exemplo, os sinais de que a empresa está pagando imposto demais.
Além disso, o crescimento muda a necessidade. Uma empresa que começou como MEI e hoje fatura R$ 100 mil por mês precisa de planejamento tributário, folha de pagamento e relatórios para o banco, e não só de declarações em dia.
Trocar de contador é difícil? O passo a passo seguro
De fato, a troca é mais simples do que parece, e a empresa não fica parada em nenhum momento. O processo costuma seguir esta ordem:
- Escolher o novo escritório e pedir uma proposta por escrito, com o que está incluído no honorário.
- Ler o contrato atual para ver o aviso prévio (em geral, 30 dias) e a forma de rescisão.
- Comunicar a saída ao contador atual por escrito (e-mail ou carta) e combinar a data de corte.
- Receber os documentos e acessos: livros contábeis, balancetes, folha de pagamento, declarações entregues, senhas e procurações eletrônicas (e-CAC, prefeitura, Sefaz).
- Revogar as procurações antigas e cadastrar as do novo contador nos portais.
- Revisão de entrada: o novo escritório confere pendências, certidões e o regime tributário antes do primeiro fechamento.
Contudo, o contador anterior continua responsável pelo período em que trabalhou para a empresa, conforme as regras do Conselho Federal de Contabilidade para o contrato de serviços contábeis (Resolução CFC 1.590/2020). Por isso, guarde o distrato e o protocolo de entrega dos documentos.
Qual o melhor momento do ano para trocar
Em relação ao calendário, qualquer mês serve, mas alguns facilitam. Fazer a troca entre outubro e dezembro, por exemplo, permite que o novo contador já faça o fechamento do ano, a DEFIS e o planejamento do regime de janeiro, quando a opção pelo Simples Nacional é feita. Já trocar em cima de uma entrega anual exige combinar com cuidado quem entrega o quê. Veja as datas no calendário de obrigações da empresa.
Quer trocar de contador sem dor de cabeça? A Fraga cuida da transição.
O que exigir do novo escritório de contabilidade em Vitória
Da mesma forma que você avalia um fornecedor, avalie o contador antes de assinar. Compare as propostas por estes pontos:
| O que perguntar | Resposta que você quer ouvir |
|---|---|
| Vocês revisam o regime tributário? | Sim, na entrada e todo ano antes de janeiro |
| Qual o prazo para responder dúvidas? | No mesmo dia ou no dia seguinte, com canal definido (WhatsApp, e-mail) |
| Quando recebo as guias? | Com antecedência, nunca no dia do vencimento |
| O que está incluído no honorário? | Lista escrita: fiscal, folha, contábil, declarações e atendimento |
| Vocês têm registro no CRC? | Sim, com número que você pode conferir no site do CRC-ES |
Portanto, desconfie do honorário muito abaixo do mercado sem lista do que está incluído. Para ter referência de preço, veja quanto custa um contador no ES.
Exemplo: o que muda numa troca bem feita
Por exemplo, imagine uma prestadora de serviços na Praia do Canto que fatura R$ 30 mil por mês e sempre pagou pelo Anexo V do Simples. Na revisão de entrada, o novo contador ajusta o pró-labore e a empresa passa para o Anexo III, com o DAS caindo de cerca de R$ 5.025 para R$ 2.580 por mês, mais de R$ 29 mil por ano, conforme a tabela do Simples Nacional 2026. Ou seja, a troca de contador pode se pagar já no primeiro mês, dependendo do caso.
Como a Fraga faz a transição
Sendo assim, para o empresário não perder tempo, a Fraga assume a parte burocrática: pede os arquivos ao contador anterior, cadastra as procurações eletrônicas, confere certidões e débitos e entrega, já no primeiro mês, um relatório com o regime ideal e os impostos que podem ser reduzidos. Dessa forma, o dono da empresa continua cuidando do negócio enquanto a troca acontece.
Erros comuns na troca de contador
- Sair sem pegar os arquivos da contabilidade: o novo escritório precisa refazer o histórico.
- Esquecer as procurações eletrônicas: o contador antigo continua com acesso ao e-CAC.
- Trocar só pelo preço: o barato sai caro quando aparecem multas e impostos pagos a mais.
- Não conferir pendências: a certidão negativa mostra se há débito antes da troca; veja o guia da certidão negativa.
Perguntas frequentes sobre trocar de contador
Processo de troca
Posso trocar de contador a qualquer momento?
Aliás, sim: basta respeitar o aviso prévio do contrato atual, que normalmente é de 30 dias, e combinar a data de corte.
O contador antigo pode reter meus documentos?
Isto é, não deveria: os documentos e livros são da empresa. Peça a entrega por escrito e, se houver recusa, o CRC-ES pode ser acionado.
Quanto tempo leva a transição?
De fato, em geral de 30 a 60 dias, contando o aviso prévio, a entrega dos documentos e a revisão de entrada.
Custos e responsabilidade
Pago alguma taxa para trocar de contador?
Embora não exista taxa oficial, alguns contratos preveem multa por rescisão; leia a cláusula antes de comunicar a saída.
Quem responde por erros do contador antigo?
Por exemplo, o profissional anterior responde pelo período em que atuou, e o novo escritório revisa o histórico para corrigir o que for possível.
Quanto custa um escritório de contabilidade em Vitória?
Portanto, depende do regime, do número de funcionários e do volume de notas; compare propostas com lista escrita do que está incluído.
Conclusão: trocar de contador pode ser o melhor negócio do ano
Finalmente, com um passo a passo organizado, a troca de contador é rápida e segura, e muitas vezes se paga com a redução de impostos e multas. Se você procura um escritório de contabilidade em Vitória, a Fraga Contabilidade cuida da transição completa, da revisão do regime ao primeiro fechamento. Para quem ainda vai abrir a empresa, veja o guia para abrir empresa no ES.
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