Primeiramente, veja duas empresas de RH idênticas em Vitória, as duas faturando R$ 40 mil por mês, as duas com folha de R$ 12 mil. Uma paga R$ 3.810,00 de DAS por mês. A outra paga R$ 8.932,00 — porque simplesmente não pode estar no Simples Nacional. A única diferença entre elas são quatro dígitos no cartão CNPJ.
Em primeiro lugar, é preciso dizer o que quase nenhum material sobre o assunto diz com todas as letras: o setor de recursos humanos tem três CNAEs vizinhos que parecem a mesma coisa e são tributados de forma oposta. Um deles é permitido no Simples Nacional e pode pagar 6%. Os outros dois são vedados por lei ao regime, e quem os coloca no CNPJ perde o Simples inteiro — não só para aquela receita, mas para a empresa toda.
Por isso, este guia da contabilidade ES mostra exatamente qual CNAE de RH entra no Simples Nacional, como o Fator R derruba a alíquota de 15,5% para perto de 6%, e o que muda em 2026 com a chegada do IBS e da CBS — que, pela primeira vez, transformam a terceirização em geradora de crédito para o cliente. Comece pelo simulador abaixo.
Simulador: seu CNAE de RH entra no Simples Nacional? E quanto você pagaria?
Antes de mais nada, escolha o CNAE principal da sua empresa, informe o faturamento e a folha (incluindo pró-labore) e veja o enquadramento correto, a alíquota efetiva e a comparação com o Lucro Presumido.
Contudo, o simulador é um ponto de partida. Cada contrato precisa ser lido antes de definir o CNAE, porque o que define a vedação não é o nome da atividade no cartão CNPJ e sim como o serviço é executado na prática.
Os três CNAEs de RH que parecem iguais e têm tratamento oposto no ES
De fato, esta é a tabela que resolve 90% das dúvidas do setor. Repare que a diferença entre pagar 6% e ficar fora do Simples Nacional está em quem dirige e supervisiona o trabalhador dentro da empresa cliente.
| CNAE | Atividade | Simples Nacional | Enquadramento |
|---|---|---|---|
| 7810-8/00 | Seleção e agenciamento de mão de obra (recrutamento, seleção, headhunting, agência de emprego) | Permitido | Anexo V, ou Anexo III com Fator R igual ou maior que 28% |
| 7830-2/00 | Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros | Vedado | Lucro Presumido ou Lucro Real |
| 7820-5/00 | Locação de mão de obra temporária (Lei 6.019/1974) | Vedado | Lucro Presumido ou Lucro Real |
| 8011-1/01 e afins | Vigilância, limpeza e conservação, mesmo com cessão de mão de obra | Permitido (exceção legal) | Anexo IV, com CPP patronal por fora do DAS |
Por que a cessão de mão de obra derruba o Simples Nacional inteiro
Assim, a regra está no artigo 17, inciso XII, da Lei Complementar 123/2006: não pode recolher pelo Simples Nacional a empresa que “realize cessão ou locação de mão de obra”. Não existe segregação de receita nesse caso — a vedação alcança a pessoa jurídica como um todo, e não apenas o faturamento daquela atividade.
Todavia, existe uma exceção expressa. O parágrafo 5º-H do artigo 18 afasta a vedação para as atividades listadas no parágrafo 5º-C, que são tributadas pelo Anexo IV — construção de imóveis e obras de engenharia, serviço de vigilância, limpeza ou conservação e serviços advocatícios. Fora dessa lista, ceder mão de obra significa sair do regime.
Dessa forma, vale registrar a informação mais importante deste artigo: a exclusão do Simples Nacional por cessão de mão de obra costuma ser retroativa à data do fato que motivou a vedação. Portanto, quem descobre o problema dois anos depois recebe a cobrança da diferença dos dois anos inteiros, com multa e juros, e não a partir da data da fiscalização.
Recrutamento e seleção no ES: o Fator R que separa 15,5% de 6%
Em relação a quem está no CNAE correto, o 7810-8/00, a conta muda completamente. Essa atividade nasce no Anexo V, cuja alíquota inicial é de 15,5%, mas migra para o Anexo III quando o Fator R atinge 28%.
Isto é, o Fator R é a divisão da folha de pagamento dos últimos doze meses — incluindo pró-labore, FGTS e o INSS patronal — pela receita bruta dos mesmos doze meses. Empresas de recrutamento costumam ter folha relevante, o que torna esse enquadramento perfeitamente alcançável na maioria dos casos.
Quanto de folha é preciso para cair no Anexo III
Por exemplo, veja o valor exato de folha mensal necessário em cada faixa de faturamento e o quanto isso representa em economia anual de imposto.
| Faturamento mensal | Folha mínima para Fator R | DAS no Anexo V | DAS no Anexo III | Economia por ano |
|---|---|---|---|---|
| R$ 15.000 | R$ 4.200 | R$ 2.325,00 | R$ 900,00 | R$ 17.100,00 |
| R$ 25.000 | R$ 7.000 | R$ 4.125,00 | R$ 2.020,00 | R$ 25.260,00 |
| R$ 40.000 | R$ 11.200 | R$ 6.975,00 | R$ 3.810,00 | R$ 37.980,00 |
| R$ 60.000 | R$ 16.800 | R$ 10.875,00 | R$ 6.450,00 | R$ 53.100,00 |
| R$ 100.000 | R$ 28.000 | R$ 19.075,00 | R$ 13.030,00 | R$ 72.540,00 |
Ainda assim, vale um alerta que derruba muito planejamento: o Fator R é apurado mês a mês, sobre os doze meses anteriores. Uma nota fora da curva em um único mês pode empurrar a empresa de volta ao Anexo V justamente no mês de maior faturamento, quando o impacto é maior. A mesma lógica vale para qualquer atividade sujeita ao Fator R, como já mostramos no caso dos escritórios de contabilidade no Simples Nacional.
Tabela comparativa: Anexo III, Anexo V, Lucro Presumido e pessoa física
Aliás, comparar apenas a alíquota é o erro clássico. A comparação honesta precisa incluir onde está o INSS patronal, porque é ele que muda o resultado final.
| Critério | Anexo III | Anexo V | Lucro Presumido | Pessoa física |
|---|---|---|---|---|
| Alíquota inicial | 6,00% | 15,50% | Cerca de 11,33% sobre a receita | Até 27,5% sobre o rendimento |
| INSS patronal (20%) | Dentro do DAS | Dentro do DAS | Por fora, sobre a folha | Não se aplica |
| Retenção de 11% na nota | Não se aplica | Não se aplica | Sim, na cessão de mão de obra | Não se aplica |
| Guia de recolhimento | DAS única | DAS única | DARF, GPS e ISS separados | Carnê-leão mensal |
| Gera crédito de IBS e CBS ao cliente | Somente no regime regular | Somente no regime regular | Sim, crédito integral | Regra específica |
| Obrigações acessórias | PGDAS-D e DEFIS | PGDAS-D e DEFIS | ECD, ECF, DCTFWeb e EFD | DIRPF |
O que muda em 2026 para quem vende serviço de RH no Espírito Santo
No entanto, a mudança mais relevante de 2026 não está na tabela do Simples e sim na reforma tributária. Com o IBS e a CBS, o serviço contratado de terceiros passa a gerar crédito para a empresa cliente — enquanto a folha de pagamento CLT continua não gerando crédito nenhum.
Consequentemente, terceirizar deixa de ser apenas uma decisão operacional e vira uma decisão tributária do cliente. Uma empresa capixaba que contrata sua equipe pela CLT não aproveita crédito sobre aquele custo; a mesma empresa, contratando um prestador no regime regular, aproveita o IBS e a CBS destacados na nota. Esse é o melhor argumento comercial que o setor de RH terá nos próximos anos.
O prazo de 30 de setembro de 2026 que o setor não pode perder
Por isso, quem está no Simples Nacional tem uma escolha a fazer até 30 de setembro de 2026. A Resolução CGSN 186/2026 abriu, entre 1º e 30 de setembro, a janela para optar pelo regime regular de IBS e CBS com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, com possibilidade de cancelamento até o último dia útil de novembro de 2026.
Em outras palavras, a empresa de RH que atende clientes pessoa jurídica pode passar a gerar crédito integral e ganhar competitividade, ao custo de sair da guia única naquela parcela. Já quem atende pessoa física dificilmente tem motivo para migrar. Essa análise está detalhada no nosso comparativo entre Simples Nacional e Lucro Presumido em Vitória.
Exemplo prático: agência de recrutamento na Enseada do Suá
Sendo assim, veja um caso real de estrutura, com números fechados. Uma agência de recrutamento e seleção instalada na Enseada do Suá, em Vitória, fatura R$ 40 mil por mês, tem dois sócios e uma folha de R$ 8 mil, somando salários e pró-labore.
Primeiramente, o diagnóstico: com RBT12 de R$ 480 mil e folha anual de R$ 96 mil, o Fator R fica em 20% — abaixo dos 28%. A empresa cai no Anexo V, com alíquota efetiva de 17,44% e DAS de R$ 6.975,00 por mês.
Portanto, a correção não foi trocar de regime e sim ajustar a folha. Elevando o pró-labore dos sócios de R$ 8 mil para R$ 11.200 por mês, o Fator R chega a 28%, a empresa migra para o Anexo III com alíquota de 9,53% e o DAS cai para R$ 3.810,00 — uma diferença de R$ 3.165,00 por mês.
Entretanto, é preciso ser honesto sobre o custo desse ajuste. Os R$ 3.200 a mais de pró-labore carregam cerca de 11% de INSS do sócio, dentro do teto de contribuição, e o IRPF da tabela progressiva. Descontando esses encargos, a economia líquida ainda fica próxima de R$ 1.900 por mês, algo em torno de R$ 23 mil por ano — e o valor pago a mais de INSS volta como tempo de contribuição e base de aposentadoria.
Checklist: 7 passos para enquadrar sua empresa de RH no ES
- Leia seus contratos antes do cartão CNPJ. Se o cliente dirige e supervisiona o trabalhador no dia a dia, o caso é cessão de mão de obra, independentemente do nome dado ao serviço.
- Confira todos os CNAEs secundários. Um 7830-2/00 esquecido no cadastro há anos é suficiente para gerar exclusão retroativa.
- Calcule o Fator R dos últimos doze meses, e não do mês corrente, somando salários, pró-labore, FGTS e INSS patronal.
- Dimensione o pró-labore antes do fechamento do mês. Depois do fechamento não há como retroagir a folha.
- Separe atividades incompatíveis em CNPJs distintos quando a empresa fizer recrutamento e também cessão, sempre com estrutura, contratos e faturamento realmente separados.
- Decida sobre o regime regular de IBS e CBS até 30 de setembro de 2026, olhando para o perfil da carteira de clientes.
- Revise o enquadramento a cada trimestre, porque faturamento e folha mudam e o anexo aplicável muda junto.
Três erros que custam caro no setor de RH capixaba
Finalmente, estes são os erros que mais aparecem na mesa da contabilidade em Vitória quando o assunto é recursos humanos.
Em primeiro lugar, cadastrar o CNAE “mais completo” na abertura. Muitos contadores incluem 7810, 7820 e 7830 de uma vez “para não faltar nada” — e esse gesto sozinho tira a empresa do Simples Nacional. Sobre a ordem correta dos passos, vale conferir o guia de como abrir empresa no ES.
Da mesma forma, tratar terceirização e cessão como sinônimos. A Lei 13.429/2017 permitiu a terceirização da atividade-fim, mas isso é direito do trabalho, não direito tributário: a vedação do Simples Nacional continua exatamente onde estava.
Por último, esquecer a retenção de 11% de INSS. Empresas do Anexo IV e do Lucro Presumido que cedem mão de obra sofrem retenção na nota. O valor é compensável, porém quem não planeja o caixa descobre o problema só no vencimento da folha.
Perguntas frequentes sobre RH no Simples Nacional no ES
Sobre enquadramento e CNAE
Recrutamento e seleção pode ser MEI?
Não. Em relação ao MEI, a atividade de seleção e agenciamento de mão de obra não consta na lista de ocupações permitidas ao microempreendedor individual. Portanto, o caminho é abrir ME ou EPP no Simples Nacional, no Lucro Presumido ou no Lucro Real.
Minha empresa faz recrutamento e também cede funcionários. O que fazer?
Assim, a solução usual é separar as duas atividades em CNPJs distintos, mantendo o recrutamento no Simples Nacional e a cessão em empresa própria no Lucro Presumido. Essa separação precisa ser real, com contratos, estrutura e faturamento próprios, sob risco de ser desconsiderada pela fiscalização.
O que exatamente caracteriza cessão de mão de obra?
De fato, a Instrução Normativa RFB 971/2009 define cessão como colocar trabalhadores à disposição do contratante, nas dependências dele ou de terceiros, em serviços contínuos. O critério prático é simples: quem dá as ordens diárias ao trabalhador? Se a resposta for o cliente, o caso é cessão.
Sobre cálculo, prazos e obrigações
Pró-labore alto compensa mesmo para atingir o Fator R?
Por exemplo, na faixa de R$ 40 mil por mês a economia bruta é de R$ 3.165,00 mensais, contra cerca de R$ 1.230 de INSS e IRPF adicionais sobre o pró-labore maior. Contudo, a conta muda conforme o faturamento e a composição da folha, e existe faixa em que o ajuste não se paga.
Fui excluído do Simples por cessão de mão de obra. A cobrança é retroativa?
Sim. Sendo assim, a exclusão costuma retroagir à data do fato que motivou a vedação, e a Receita cobra a diferença entre o Simples pago e o regime correto, com multa e juros. Por isso a revisão preventiva do CNAE custa muito menos do que a correção posterior, como mostramos no artigo sobre como regularizar CNPJ irregular.
Empresa de RH de outro estado pode usar os benefícios fiscais do ES?
Em relação a incentivos, os principais programas capixabas tratam de ICMS e alcançam operações com mercadorias, não serviços. Todavia, empresas de fora que abrem operação no estado encontram outras vantagens, detalhadas no guia de benefícios fiscais no ES e no material sobre contabilidade no ES para empresas de fora.
Quer saber exatamente quanto sua empresa de RH paga no ES?
Além disso, com mais de 50 anos de mercado no Espírito Santo, a Fraga Contabilidade revisa o CNAE, calcula o Fator R dos últimos doze meses e mostra o cenário completo antes de qualquer mudança.
WhatsApp (27) 3239-3352 · fragacontabilidade.com.br
Por fim, consulte também a tabela do Simples Nacional 2026 com todos os anexos e faixas atualizados para conferir sua alíquota efetiva.
