Antes de tudo, ter um funcionário sem carteira assinada em Cariacica é mais comum do que parece: o ajudante que “está só testando”, a balconista que começou sem registro porque o movimento apertou, o parente que trabalha todo dia na loja. Porém, a conta desse acerto informal chega, e quase sempre de uma vez: numa fiscalização, num acidente ou numa ação na Justiça do Trabalho. Neste guia, a Fraga Contabilidade, com mais de 50 anos no mercado capixaba, explica quando existe vínculo de emprego, quanto custa manter alguém sem registro e como regularizar pelo eSocial.
Além disso, no fim do texto há um simulador que mostra quanto a sua empresa já deve ao funcionário e quanto custa regularizar a situação a partir de agora.
Quando o trabalhador é empregado, mesmo sem carteira assinada
Em primeiro lugar, o que define o emprego é a forma do trabalho, e não o papel. Segundo o artigo 3º da CLT, é empregado quem trabalha para outra pessoa com quatro características ao mesmo tempo:
- pessoalidade: é sempre aquela pessoa que vem trabalhar, sem mandar outra no lugar;
- frequência: o trabalho se repete, como três ou mais dias por semana;
- subordinação: o dono diz o horário, a tarefa e como fazer;
- salário: existe pagamento, mesmo que seja por dia ou “por fora”.
Portanto, se essas quatro coisas aparecem, a Justiça reconhece o vínculo, mesmo que a pessoa tenha aceitado trabalhar sem registro. Da mesma forma, chamar o trabalhador de “freelancer” ou pedir que ele abra um MEI não muda nada se, na prática, ele cumpre horário e recebe ordens. Veja os detalhes no guia sobre contratar PJ sem risco trabalhista.
Quais os riscos de ter funcionário sem carteira assinada
Multa da fiscalização do trabalho
De fato, a multa é o risco mais imediato. O artigo 47 da CLT prevê multa de R$ 3.000 por empregado sem registro, e o valor dobra se a empresa for pega de novo. Para microempresa e empresa de pequeno porte, a multa é de R$ 800 por empregado. Além disso, o auditor não precisa dar uma primeira visita só de orientação: a multa pode vir na primeira fiscalização. Há ainda multa de R$ 600 por empregado quando faltam as informações do registro (art. 47-A).
Direitos atrasados cobrados na Justiça
Ainda mais caro é o que o funcionário pode cobrar. Caso ele entre com uma ação, pode pedir o reconhecimento do vínculo e todos os direitos dos últimos 5 anos: FGTS de 8% ao mês, 13º salário, férias com mais um terço, horas extras e, na saída sem justa causa, aviso prévio e multa de 40% do FGTS. Aliás, ele tem até 2 anos depois de sair da empresa para entrar com o processo (Constituição, art. 7º, XXIX).
INSS atrasado e acidente de trabalho
Por fim, há o INSS. Quando o vínculo é reconhecido, a Receita cobra as contribuições do período com juros pela Selic e multa de mora de 0,33% ao dia, limitada a 20% (Lei 9.430/1996, art. 61). Sobretudo, se o funcionário sofre um acidente sem estar registrado, a empresa fica sem a proteção do INSS e pode responder sozinha pelos custos e pela indenização.
| Risco | Quanto pode custar | Base legal |
|---|---|---|
| Multa por empregado sem registro (ME e EPP) | R$ 800 por empregado | CLT, art. 47, §1º |
| Multa por empregado sem registro (demais empresas) | R$ 3.000 por empregado, em dobro na reincidência | CLT, art. 47 |
| Falta de informações no registro | R$ 600 por empregado | CLT, art. 47-A |
| Direitos atrasados | FGTS, 13º e férias de até 5 anos | Constituição, art. 7º, XXIX |
Exemplo: quanto custa um funcionário sem registro em Cariacica
Por exemplo, imagine uma loja em Campo Grande, em Cariacica, com uma atendente que ganha R$ 2.000 por mês e trabalha há 2 anos sem carteira. Só de FGTS, são R$ 3.840 (8% de R$ 2.000 vezes 24 meses), sem contar o FGTS sobre o 13º. Assim, somando 13º de R$ 4.000 e férias com um terço de cerca de R$ 5.333, a dívida passa de R$ 13 mil antes de juros, horas extras e multa de 40%.
Por outro lado, se a loja está no Simples Nacional nos anexos I, II ou III, o INSS da empresa já vem dentro do DAS. Dessa forma, registrar essa atendente custa bem menos do que parece. Para ver o custo mensal completo de um empregado, leia o guia de FGTS e custo de funcionário em Cariacica.
Como regularizar funcionário sem carteira assinada pelo eSocial
Primeiramente, a boa notícia: regularizar por conta própria, antes de uma fiscalização ou de um processo, costuma sair muito mais barato. Hoje a carteira de trabalho é digital e o registro é feito pelo eSocial, o sistema do governo que recebe os dados dos empregados. Na prática, o passo a passo é este:
- reúna os documentos do funcionário (use a nossa ficha de admissão de funcionários);
- faça o exame admissional;
- envie o registro no eSocial (evento S-2200) com a data real em que ele começou a trabalhar;
- recolha o FGTS atrasado pelo FGTS Digital e o INSS atrasado, com os acréscimos legais;
- pague as férias e o 13º que estiverem vencidos e passe a fazer a folha todo mês.
Todavia, colocar uma data de admissão falsa, mais recente, para “economizar” é um erro. Afinal, o funcionário pode provar a data real com conversas, testemunhas e comprovantes de Pix. Nesse caso, a empresa perde a chance de acertar barato e ainda cria uma prova contra si mesma.
Prazos para registrar os próximos funcionários
Daqui em diante, o registro tem prazo. O eSocial deve receber a admissão até o dia anterior ao primeiro dia de trabalho, e a carteira digital precisa estar anotada em até 5 dias úteis (CLT, art. 29). Por isso, combine a contratação com a contabilidade antes de a pessoa começar. Se for a sua primeira contratação, veja o guia de como contratar o primeiro funcionário.
Alternativas legais para quem precisa de ajuda sem custo fixo alto
Em outras palavras, existem formas corretas de ter ajuda sem registrar um empregado em tempo integral. Por exemplo, o contrato em tempo parcial, o contrato de experiência, o estágio e o jovem aprendiz. Cada um tem regras próprias:
- estagiário em Cariacica, com termo de compromisso com a escola;
- jovem aprendiz, com custo menor de FGTS (2%);
- diarista que vai até 2 vezes por semana, que em geral não gera vínculo no trabalho doméstico.
Contudo, nenhuma dessas opções serve para disfarçar um emprego comum. Se a rotina é de empregado, o caminho seguro é registrar.
Perguntas frequentes sobre funcionário sem carteira assinada
Registro e vínculo
O funcionário pode pedir para não ter a carteira assinada?
Na verdade, não adianta. O registro é obrigação da empresa e o direito do empregado não pode ser renunciado. Mesmo com um acordo assinado, a Justiça pode reconhecer o vínculo depois.
Quanto tempo o funcionário pode trabalhar sem registro em período de teste?
Assim que ele começa, precisa estar registrado. Para testar, existe o contrato de experiência, de até 90 dias, que é feito com a carteira assinada desde o primeiro dia.
Dá para registrar com data retroativa?
Sim. O eSocial aceita o registro com a data real de início, enviado fora do prazo. Nesse caso, a empresa recolhe o FGTS e o INSS do período com os acréscimos legais.
Multa e custos
Qual a multa por funcionário sem carteira assinada em 2026?
Segundo o artigo 47 da CLT, é de R$ 3.000 por empregado, ou R$ 800 para microempresa e empresa de pequeno porte, com valor dobrado na reincidência. Além disso, pode haver multa de R$ 600 por falta das informações do registro.
MEI pode ter funcionário registrado?
Sim. O MEI pode registrar um empregado que ganhe o salário mínimo ou o piso da categoria. Por isso, o MEI também não deve manter ajudante sem carteira.
Regularizar por conta própria evita a multa?
Em geral, a multa do artigo 47 vem da fiscalização. Portanto, quem regulariza antes de ser fiscalizado tende a evitar essa multa e reduz bastante o risco de um processo.
Regularize a sua equipe com a Fraga Contabilidade em Cariacica
Em suma, ter funcionário sem carteira assinada parece barato no mês, mas acumula multa, FGTS, 13º, férias e INSS que podem ser cobrados de uma vez. A Fraga Contabilidade cuida da contabilidade em Cariacica e do departamento pessoal das empresas da Grande Vitória: calcula o valor atrasado, faz o registro retroativo no eSocial e monta a folha todo mês.
Finalmente, se você tem alguém trabalhando sem registro e quer resolver sem susto, fale com a Fraga pelo WhatsApp (27) 3239-3352 ou conheça a nossa contabilidade mensal.
Simulador: quanto custa regularizar um funcionário sem registro
Digite o salário e há quanto tempo a pessoa trabalha sem carteira. O simulador mostra os direitos atrasados, a multa da fiscalização e o custo mensal depois de registrar.
Cálculo educativo e aproximado. Não inclui juros, multa de mora, horas extras, aviso prévio, multa de 40% do FGTS, RAT e terceiros, nem o desconto do INSS do empregado. Confirme com a sua contabilidade.
