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Legalidade empresarial: como se manter sua empresa em dia

Legalidade empresarial: como se manter sua empresa em dia

É fundamental que empreendedores atuem em um negócio íntegro em todos os seus aspectos, desde as relações comerciais até o cumprimento das leis.

Uma empresa íntegra é aquela que transmite uma ideia de valor, de credibilidade, de segurança e, sobretudo de respeito aos clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores. Essa estrutura começa com a regularização junto aos órgãos competentes.

O empreendedor de sucesso é extremamente organizado e sabe da importância da legalidade empresarial, que além de deixar a empresa apta para aproveitar as oportunidades traz inúmeros benefícios.

Confira dicas valiosas para deixar sua empresa organizada e em dia com a lei!

Organização das finanças

O primeiro passo para manter a legalidade empresarial é zelar pela organização financeira, pois é por meio dela que são realizados todos os pagamentos devidos, evitando juros, multas, penalidades e sanções que podem até vir a fechar as portas da empresa. Veja algumas dicas para realizar o controle financeiro:

Mapeie os custos

Detalhe todos os custos, assim, você poderá descobrir onde estão os gargalos, ou seja, para onde vai o dinheiro do seu negócio a cada mês. Depois corte os gastos desnecessários para que não cresçam mais do que as receitas e se transformem em uma bola de neve.

Controle o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a ferramenta que possibilita que sua empresa faça uma estimativa do futuro, projetando as receitas e os gastos para os próximos meses. Além disso, o controle de fluxo de caixa dá a base para antecipar períodos de baixa nas vendas e tomar decisões importantes antecipadamente.

Tenha um bom capital de giro

O capital de giro é responsável por manter a estabilidade financeira de seus negócios. Assim, é importante priorizar a organização financeira de modo que consiga estabelecer um bom equilíbrio entre os pagamentos de fornecedores e os recebimentos de clientes. Tenha uma reserva de seis meses equivalente às despesas fixas para emergências, isso ajudará a não cair nos juros.

Documentação em dia

Com as finanças sob controle é preciso também manter toda a documentação, referente ao funcionamento do negócio, organizada e acessível para possíveis fiscalizações. Mantenha uma boa gestão dos seguintes documentos:

  • contrato social – é o documento em que constam a finalidade da empresa, atividade, localização e a participação de cada sócio. Deve ser registrado na Junta Comercial;
  • CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, é o documento de identidade que possibilita a atuação legal da empresa no mercado, débitos junto à Receita Federal podem comprometer as atividades da empresa;
  • Alvará – é o documento que permite o funcionamento da empresa no espaço físico onde ela está localizada, deve-se buscar a sua regularização junto à prefeitura;
  • IE e IM – Inscrição Estadual é o documento que regulariza a atividade da empresa comercial ou industrial junto ao Estado por meio da Secretaria de Fazenda, já a Inscrição Municipal é o documento que regulariza a atividade dos prestadores de serviços junto ao município;
  • guias de recolhimento de impostos e contribuições – mantenha arquivados todos os comprovantes de pagamentos dos impostos e contribuições, por exemplo (INSS, FGTS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL etc.);
  • entre outros.
Organização de documentos

Conservar a organização dos documentos é uma tarefa essencial para não perder prazos e não pagar multas, além disso, mantêm a empresa competente e competitiva. Portanto:

  • Defina um local específico para guardar os documentos. Se a empresa for pequena, uma simples estante com chave é suficiente para armazenar toda a documentação. Empresas maiores podem utilizar uma sala. O importante é ter um local centralizado para todas as papeladas;
  • Utilize pastas específicas para organizar os documentos por grupos como datas, temas, clientes, ou como preferir. Esta separação facilitará achar qualquer documento específico;
  • Delegue uma pessoa com mais disponibilidade de tempo para a organização dos documentos. Assim, será muito mais fácil determinar um controle de maior qualidade;
  • Utilize a internet para otimizar e facilitar a organização. Salvar documentos na nuvem é uma opção segura e prática.

Aplicando essas medidas simples é possível manter a sua empresa em dia e a legalidade empresarial.

E você, gestor, como tem organizado os documentos da sua empresa para mantê-la na legalidade? Quer receber mais dicas como essas? Assine nossa newsletter e receba mais conteúdos sobre o tema!

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